Praxisleitfaden für HR-Teams
Was Software im Recruiting heute wirklich übernimmt, welche Pflichten die EU-KI-Verordnung dir und dem Anbieter auferlegt und woran du eine Bewertung erkennst, der du nicht glauben musst, weil du sie prüfen kannst.
KI im Recruiting, oft auch KI im Personalwesen oder künstliche Intelligenz im Recruiting genannt, ist Software, die aus Stellen- und Bewerberdaten Vorschläge erzeugt. Sie findet, liest, sortiert und antwortet. Entscheiden tut sie in einem sauber aufgesetzten Prozess nicht.
Vier Stellen im Prozess, an denen sie heute tatsächlich arbeitet. Je Feld: was die Software tut, was sie dafür braucht und was am Ende herauskommt.
Durchsucht Netzwerke, Jobbörsen und den eigenen Bestand nach Profilen, die zu einer Stelle passen könnten.
Braucht: Eine klare Stellenbeschreibung und Zugriff auf die Quellen.
Liefert: Eine Longlist. Wer angesprochen wird, entscheidet weiterhin ein Mensch.
Liest Lebensläufe aus und legt Stationen, Abschlüsse und Fähigkeiten als Felder ab. Das ist Parsing, keine Bewertung.
Braucht: Lesbare Dateien. Scans und Fotos sind fehleranfälliger als Text-PDFs.
Liefert: Strukturierte Daten, die sich durchsuchen lassen. Ob jemand passt, sagt das noch nicht.
Vergleicht jeden Lebenslauf mit den Anforderungen der Stelle und sortiert nach Eignung, im besten Fall mit Begründung je Kriterium.
Braucht: Kriterien, die vorher festgelegt und gewichtet sind. Ohne sie bewertet die Software nach eigenem Ermessen.
Liefert: Eine Reihenfolge mit Belegen. Das ist die Vorauswahl, nicht die Auswahl.
Beantwortet Rückfragen von Bewerber:innen, schlägt Termine vor, formuliert Nachrichten.
Braucht: Freigegebene Textbausteine und eine Person, die den Faden wieder aufnimmt.
Liefert: Schnellere Antworten. Absagen und Zusagen gehören trotzdem nicht in die Hand einer Software.
Wie sich Parsing, Stichwortsuche und Matching im Detail unterscheiden, steht auf der Seite CV-Matching.
Die Grenze verläuft nicht zwischen einfachen und schwierigen Aufgaben, sondern zwischen Vorschlag und Entscheidung. KI in der Personalauswahl ist dort gut, wo ein Mensch das Ergebnis mit vertretbarem Aufwand nachprüfen kann.
EU-KI-Verordnung
Grundlage ist Anhang III Nr. 4 der Verordnung (EU) 2024/1689. Die Pflichten für diese Systeme gelten ab dem 2. Dezember 2027, so festgelegt durch die Änderungsverordnung (EU) 2026/1744. Dass am Ende ein Mensch entscheidet, ändert an der Einstufung nichts. Es ist eine der Pflichten, kein Ausweg.
Die Verordnung unterscheidet zwei Rollen. Beide haben Pflichten, und sie lassen sich nicht auf die andere Seite schieben.
Wer das System entwickelt und in Verkehr bringt (Art. 16)
Wer das System im eigenen Recruiting einsetzt (Art. 26)
Schon jetzt gilt Art. 4: Seit dem 2. Februar 2025 müssen Anbieter und Betreiber für ausreichende KI-Kompetenz der Personen sorgen, die mit dem System arbeiten. Wir liefern die Angaben, die du für deine Datenschutz-Folgenabschätzung brauchst.
Rechtsstand 22. September 2026. Diese Seite erklärt die Verordnung aus Sicht eines Anbieters und ersetzt keine Rechtsberatung.
Bei Richaard beginnt jedes Matching mit einem Vorschlag: gewichtete Kriterien aus deiner Stellenanzeige. Du änderst Gewichte, streichst, ergänzt. Erst mit deiner Freigabe wird bewertet.
Das Sprachmodell prüft je Kriterium, ob es erfüllt ist, und nennt die Belegstelle. Den Gesamtscore rechnet fester Programmcode aus deinen Gewichten. Das Modell vergibt weder Gewichte noch Summe.
Zu jeder Einzelbewertung speichern wir Belegstelle, Sicherheit der Aussage sowie Modell- und Prompt-Version. Damit lässt sich eine Shortlist auch Monate später nachvollziehen, ohne den Lauf zu wiederholen.
Du brauchst keine Projektgruppe. Du brauchst eine Stelle, deinen Bestand und drei Zahlen, die du nach jedem Lauf notierst.
Eine offene Stelle, ein bekannter Bestand, ein Durchlauf. So siehst du, ob die Vorschläge zu deinem Bild passen, bevor du etwas umstellst.
Wer die Stelle besetzt, gewichtet mit. Ein Schweißschein zählt für die Produktion mehr als für die Personalabteilung. Die Gewichte sind die eigentliche Entscheidung.
Zeit bis zur Shortlist, Anteil der Prüfpunkte je Profil, Interviewquote der Top-Matches. Wenn die dritte Zahl nicht steigt, stimmen die Kriterien nicht.
Wer prüft, wer entscheidet, wer Bewerber:innen informiert. Das ist deine Pflicht als Betreiber und die Grundlage für die KI-Kompetenz nach Art. 4, die seit Februar 2025 gilt.
Wie das bei einem ganzen Bestand aussieht, zeigt die Seite Talentpool-Software.
Deine Frage fehlt? Schreib an kontakt@richaard.de.
Nein. Art. 22 DSGVO gibt Bewerber:innen das Recht, keiner Entscheidung unterworfen zu sein, die ausschließlich automatisiert getroffen wird und sie erheblich beeinträchtigt. Die EU-KI-Verordnung verlangt für Hochrisiko-Systeme zusätzlich menschliche Aufsicht (Art. 14). Richaard hat deshalb keine Absage-Funktion. Es sortiert und begründet, die Entscheidung trifft ein Mensch.
Die Pflichten für Hochrisiko-Systeme nach Anhang III gelten ab dem 2. Dezember 2027 (Verordnung (EU) 2024/1689, geändert durch Verordnung (EU) 2026/1744). Die Pflicht zur KI-Kompetenz nach Art. 4 gilt bereits seit dem 2. Februar 2025, die Transparenzpflichten nach Art. 50 seit dem 2. August 2026.
Betreiber. Anbieter ist, wer das System entwickelt und in Verkehr bringt, bei Richaard also wir. Als Betreiber nutzt du das System nach der Gebrauchsanweisung, sorgst für geschulte menschliche Aufsicht und informierst Bewerber:innen sowie die Arbeitnehmervertretung über den Einsatz (Art. 26).
Ja. Art. 4 der EU-KI-Verordnung verpflichtet Anbieter und Betreiber seit dem 2. Februar 2025, für ausreichende KI-Kompetenz der Personen zu sorgen, die mit dem System arbeiten. Für Recruiting heißt das: Wer eine Shortlist prüft, muss wissen, wie sie entsteht und wo ihre Grenzen liegen.
An drei Dingen: Du siehst die Kriterien und ihre Gewichte vor dem Lauf. Du siehst je Kriterium die Belegstelle im Lebenslauf. Und es gibt ein Protokoll, mit dem sich eine Bewertung später prüfen lässt. Fehlt eines davon, ist der Score eine Zahl ohne Argument.
Nein. Deine Daten trainieren kein Modell, weder bei uns noch bei Google. Google kann Anfragen zur Missbrauchsprüfung vorübergehend verarbeiten. Die KI-Verarbeitung läuft über Google Vertex AI mit der Region EU.
2 Matching-Läufe, 100 synthetische Lebensläufe, fünf Beispielstellen und alle drei Modi. Ohne Zahlungsdaten.
