Praxisleitfaden für Personaldienstleister und Headhunter
Was Software im Recruiting heute wirklich übernimmt, welche Pflichten die EU-KI-Verordnung dir und dem Anbieter auferlegt und woran du eine Bewertung erkennst, die du prüfen kannst, statt ihr zu glauben.
Definition
KI im Recruiting, oft auch KI im Personalwesen genannt, ist Software, die aus Stellen- und Kandidatendaten Vorschläge erzeugt. Sie findet, liest, sortiert und antwortet. Entscheidungen trifft sie in einem sauber aufgesetzten Prozess nicht.
Vier Schritte im Prozess, an denen sie heute tatsächlich arbeitet. Je Schritt: was die Software tut, was sie dafür braucht und was am Ende herauskommt.
Durchsucht Netzwerke, Jobbörsen und den eigenen Bestand nach Profilen, die zu einer Stelle passen könnten.
Braucht: Eine klare Stellenbeschreibung und Zugriff auf die Quellen.
Liefert: Eine Longlist. Wer angesprochen wird, entscheidet weiterhin ein Mensch.
Liest Lebensläufe aus und legt Stationen, Abschlüsse und Fähigkeiten als Felder ab. Das ist Parsing, keine Bewertung.
Braucht: Lesbare Dateien. Scans und Fotos sind fehleranfälliger als Text-PDFs.
Liefert: Strukturierte Daten, die sich durchsuchen lassen. Ob jemand passt, sagt das noch nicht.
Vergleicht jeden Lebenslauf mit den Anforderungen der Stelle und sortiert nach Eignung, im besten Fall mit Begründung je Kriterium.
Braucht: Kriterien, die vorher festgelegt und gewichtet sind. Ohne sie bewertet die Software nach eigenem Ermessen.
Liefert: Eine Reihenfolge mit Belegen. Das ist die Vorauswahl, nicht die Auswahl.
Beantwortet Rückfragen von Kandidat:innen, schlägt Termine vor, formuliert Nachrichten.
Braucht: Freigegebene Textbausteine und eine Person, die den Faden wieder aufnimmt.
Liefert: Schnellere Antworten. Absagen und Zusagen gehören trotzdem nicht in die Hand einer Software.
Wie sich Parsing, Stichwortsuche und Matching im Detail unterscheiden, steht auf der Seite CV-Matching.
Grenzen
Die Grenze verläuft nicht zwischen einfachen und schwierigen Aufgaben, sondern zwischen Vorschlag und Entscheidung. KI in der Personalauswahl ist dort gut, wo ein Mensch das Ergebnis mit vertretbarem Aufwand nachprüfen kann.
EU-KI-Verordnung
Ja. Software, die Bewerbungen bewertet, stuft die EU-KI-Verordnung als Hochrisiko-KI ein. Das gilt auch für Richaard. Hochrisiko heißt nicht gefährlich, sondern streng geregelt.
Grundlage ist Anhang III Nr. 4 der Verordnung (EU) 2024/1689. Dass am Ende ein Mensch entscheidet, ändert an der Einstufung nichts. Es ist eine der Pflichten, kein Ausweg.
Die Verordnung unterscheidet zwei Rollen. Beide haben Pflichten, und sie lassen sich nicht auf die andere Seite schieben.
Wer das System entwickelt und in Verkehr bringt (Art. 16)
Wer das System in eigener Verantwortung einsetzt (Art. 26)
Wir liefern die Angaben, die du für deine Datenschutz-Folgenabschätzung brauchst. Was wir zu Daten und Bewertung zusagen und was bei dir bleibt, steht auf der Seite Sicherheit und Datenschutz.
Rechtsstand 22. September 2026. Diese Seite erklärt die Verordnung aus Sicht eines Anbieters und ersetzt keine Rechtsberatung. Verordnungstext: Verordnung (EU) 2024/1689 bei EUR-Lex.
Nachvollziehbar
Bei Richaard beginnt jedes Matching mit einem Vorschlag: gewichtete Kriterien aus der Stellenanzeige. Du änderst Gewichte, streichst, ergänzt. Erst mit deiner Freigabe wird bewertet.
Das Sprachmodell prüft je Kriterium, ob es erfüllt ist, und nennt die Belegstelle. Den Gesamtscore rechnet fester Programmcode aus deinen Gewichten.
Zu jeder Einzelbewertung speichern wir Belegstelle, Sicherheit der Aussage sowie Modell- und Prompt-Version. So lässt sich auch später nachvollziehen, wie ein Ergebnis zustande kam.
Checkliste
Nimm für den ersten Test einen Kundenauftrag und deinen vorhandenen Bestand. Benenne vorher die Person, die die Ergebnisse prüft. Auch ein laufendes System kannst du anhand dieser Punkte überprüfen.
Halte die Namen fest. Die Person, die die Shortlist prüft, liest auch die Begründungen und beurteilt die Vorschläge selbst. Eine Rangfolge allein reicht dafür nicht.
Lege die Gewichtung mit deinem Kunden fest, bevor du ihm Profile vorstellst. Notiere ab dem ersten Lauf drei Werte: Zeit bis zur Shortlist, offene Prüfpunkte je Profil und wie viele der Top-Matches dein Kunde zum Gespräch einlädt.
Lass dir vom Anbieter zeigen, welche Kriterien vor dem Lauf gelten und wo die Software für jedes Kriterium einen Beleg im Lebenslauf nennt. Frag auch, ob du die Bewertung später anhand eines Protokolls prüfen kannst.
Stellst du ein Profil vor, nenne die Kriterien und Belege, auf die sich deine Einschätzung stützt. So sieht dein Kunde, warum jemand auf der Shortlist steht, und nicht nur eine Zahl.
Ab Dezember 2027 informierst du Kandidat:innen, dass KI an der Vorauswahl mitwirkt (Art. 26 Abs. 11). Wie du das bei Profilen löst, die schon lange in deinem Bestand liegen, klärst du am besten früh mit deinem Datenschutz.
Wer das System nutzt, sollte wissen, wie ein Score zustande kommt und welche Fragen er offenlässt. Dafür gilt seit Februar 2025 Art. 4 zur KI-Kompetenz.
Wie das bei einem ganzen Bestand aussieht, zeigt die Seite Talentpool-Software. Für Mandate in der Personalberatung ordnet der Modus Führungskräfte Profile als Match, Stretch oder Outsider ein. Wie das im Mandat aussieht, zeigt die Seite Software für Personalberater.
Häufige Fragen
Deine Frage fehlt? Schreib uns oder direkt an kontakt@richaard.de.
Nein. Art. 22 DSGVO gibt Kandidat:innen das Recht, keiner Entscheidung unterworfen zu sein, die ausschließlich automatisiert getroffen wird und sie erheblich beeinträchtigt. Die EU-KI-Verordnung verlangt für Hochrisiko-Systeme zusätzlich menschliche Aufsicht (Art. 14). Richaard hat deshalb keine Absage-Funktion. Es sortiert und begründet, die Entscheidung trifft ein Mensch.
Die Pflichten für Hochrisiko-Systeme nach Anhang III gelten ab dem 2. Dezember 2027 (Verordnung (EU) 2024/1689, geändert durch Verordnung (EU) 2026/1744). Die Pflicht zur KI-Kompetenz nach Art. 4 gilt bereits seit dem 2. Februar 2025, die Transparenzpflichten nach Art. 50 seit dem 2. August 2026.
Betreiber. Anbieter ist, wer das System entwickelt und in Verkehr bringt, bei Richaard also wir. Als Betreiber nutzt du das System nach der Gebrauchsanweisung, sorgst für geschulte menschliche Aufsicht, beziehst den Betriebsrat ein, wenn es einen gibt, und informierst ab Dezember 2027 Kandidat:innen über den Einsatz (Art. 26).
An drei Dingen: Du siehst die Kriterien und ihre Gewichte vor dem Lauf. Du siehst je Kriterium die Belegstelle im Lebenslauf. Und es gibt ein Protokoll, mit dem sich eine Bewertung später prüfen lässt. Fehlt eines davon, ist der Score eine Zahl ohne Argument.
Nein. Deine Daten trainieren kein Modell, weder bei uns noch bei Google. Google kann Anfragen zur Missbrauchsprüfung vorübergehend verarbeiten. Die KI-Verarbeitung läuft über Google Vertex AI mit der Region EU.
Demo auf Anfrage
30 Minuten an einer Stelle aus deinem Alltag, danach ein persönlicher Zugang zur App. Wir melden uns in der Regel innerhalb eines Werktags.
